Presentación del Proyecto de Archivo Informático Histórico con pleno valor jurídico del Sistema de Información Financiera del Estado (SIDIF)

• Notas

El jueves 20 de agosto se llevó a cabo en el Salón Verde de nuestra Facultad la presentación del “Proyecto de Archivo Informático Histórico con pleno valor jurídico del Sistema de Información Financiera del Estado (SIDIF)”, organizada por el Programa de Actualización en Derecho Informático del Departamento de Posgrado. El acto contó con la presencia del Contador General de la Nación, Dr. César Sergio Duro; la Directora de Auditoría del Ministerio de Economía, Dra. Matilde Camelli; el Director del Programa de Actualización en Derecho Informático del Departamento de Posgrado de la Facultad de Derecho, Dr. Daniel R. Altmark; y el Dr. Ramón G. Brenna, docente del mencionado Programa de Posgrado.

Primeramente, el Dr. Daniel R. Altmark aclaró que desde el ámbito del Programa de Actualización del Derecho Informativo “intentamos analizar los problemas que plantea el impacto de la informática en la sociedad y elaborar desde el Derecho respuestas adecuadas a los nuevos problemas e interrogantes que plantea”.

Por su parte, destacó que con el Archivo Informático Histórico la idea era rescatar, desde el punto de vista histórico, una experiencia que la Contaduría General ya había desarrollado, cuando se transformó el archivo general de la Administración Pública en un archivo digital con pleno valor jurídico, “transformándolo en el primer gran archivo de Latinoamérica, que operaba transformando los originales en papel en originales digitales”.

Luego, dijo que el Proyecto que se ha puesto en marcha, en el ámbito de la Contaduría, “tenía la misma impronta de aquel proyecto que marcó un camino, no sólo en el ámbito de la Administración Pública sino también en la preocupación por transformar los archivos tradicionales en papel en digitales con pleno valor jurídico”.

Posteriormente, el Dr. César Sergio Duro señaló que era un tema recurrente, en la década del 80, decidir el expurgo de los documentos que se encontraban en la Contaduría General de la Nación y su posterior destrucción, problema que disminuyó con el desarrollo de herramientas informáticas, al empezar a colocar estos documentos en servidores, que al tiempo también se saturaban.

En este sentido, afirmó que existe información que se consulta periódicamente y otra, dictaminada por la Auditoria, que directamente es de archivo histórico porque no se consulta; estas se iban acumulando y transformando a lo servidores en un sistema pesado, perdiendo agilidad. Asimismo, aseveró que aunque no se consulten ciertos datos, hay requisitos que cumplir: ser de rápida consulta, mantener su autenticidad y que presenten validez jurídica y probatoria.

Por otra parte, aclaró que “cuando se habla de ‘archivo’ se refiere al archivo de los registros, no hay que confundir con el archivo que lleva la Contaduría, que es de la documentación financiera”.

Así, se refirió al importante avance de la tecnología que lleva a que los soportes se vayan desactualizando, quedando archivos que las máquinas no pueden leer, por eso mismo es de gran importancia poder establecer un sistema de archivo histórico “que solo deje en línea los últimos tres ejercicios, que básicamente son los que operan en el ejercicio vigente, los ejercicios anteriores en donde se encuentra reflejada la deuda exigible, y aquellos períodos donde la Auditoría General o la Sindicatura General de la Nación deba hacer consultas, a efecto de analizar lo que se está informando en la  cuenta de inversión”.

Para concluir, recordó que el proyecto sobre la creación de un Archivo Informático Histórico va a ser presentado en el mes de octubre a todas las Contadurías Generales del país.

La siguiente expositora fue la Dra. Matilde Camelli, quien remarcó la creciente explosión de información que se encuentra disponible y la amenaza que esto conlleva, como también las grandes demoras en las consultas, sumados “a la obsolescencia de los equipos, la guarda de los archivos, el incremento en la complejidad de la administración y resguardo de estas informaciones”.

Acto seguido, aclaró que los objetivos fijados son claros: archivar la información de origen electrónico, conservar el registro integrado con valor jurídico y probatorio, y poder consultarla, pero el problema se presenta en determinar qué información va a ser archivada, su frecuencia y el plazo en que se va a conservar como archivo. En la misma línea, declaró que es necesario trabajar con “herramientas de alta generación y que estas sean susceptibles de ser migradas”.

En cuanto a los registros informáticos, aseguró que “no son originales pero si son auténticos, es un término a agregar a nuestro vocabulario porque es donde están los datos registrados y hacemos con ellos la cuenta de inversión”.

Afirmó que en la actualidad tenemos un sistema con más de 600 usuarios concurrentes. Por ende, estos requieren de una memoria potente, filtros de velocidad y “si se archiva lo que no consultamos con frecuencia liberamos todo ese espacio que está, ahí, molestando, de esta manera la cuenta del costo-beneficio va a ser maravillosa”.

Continuó indicando que en 2008 se logró que exista y se nombre una comisión para que determine los plazos de guarda y “le vamos a pedir a esta que colabore, para que investigue, reglamente el nivel de la norma necesaria y nos diga cuanto tenemos que guardarlo, porque también eso define volúmenes de servidores, herramientas informáticas, etc”.

De esta manera, especificó que los beneficios que se alcanzarán con el proyecto son: un archivo permanente e inalterable de la información financiera, con validez jurídica; posibilitar consultas remotas; y mejorar la gestión de la información activa, la que tenemos todos los días, disminuyendo el volumen sideral que tenemos en administración financiera.
Finalizando su ponencia, concluyó que el fin es crear un archivo de documentos nacidos informáticamente, y con el concurso de todos los equipos, colaboradores y consultas que se realizan y se realizarán, es posible lograrlo para la Administración Financiera.